Dalam kehidupan, mau pun dunia pekerjaan, etika memang begitu penting untuk dijaga. Banyak hal-hal yang perlu diperhatikan agar perilakumu mencerminkan etika yang baik. Gak hanya dalam hal besar, etika pun juga patut dijaga dalam hal sederhana, misalnya untuk urusan surat menyurat di email.
Meski pun terlihat sepele, namun tatakrama di email itu sangat diperlukan lho, girls. Mengingat di zaman sekarang seperti, email dapat dikatakan menjadi penghubung di dalam dunia kerja. Lantas, kira-kira gimana ya caranya menjaga etika di email? Berikut ini merupakan hal-hal yang sebaiknya gak kamu lakukan saat surat menyurat di email kerja:
1. Melakukan Kritik
Ada kalanya di perusahaan sebuah email dikirim untuk banyak karyawannya. Jika kamu salah satu yang menerima dan mendapatkan sesuatu yang kamu anggap tidak bagus, hindarilah sikap mengkritisi langsung di email yang mana keadaannya balasanmu itu terkirim untuk semua karyawan yang terlibat. Sebab, itu akan mungkin menimbulkan perbincangan ‘hangat’ di antara kawan-kawanmu. Lebih baik bicarakan kritikanmu secara langsung, atau setidaknya via telepon.
2. Menuliskan “Hey”
“Hey”, jika kata sapaan ini dikirim dalam percakapan personal maka lumrah saja dan akan menjadi sesuatu yang menyenangkan. Namun dalam urusan pekerjaan atau bisnis, kata “Hey” sebaiknya dihindari. Selain dikarenakan kata yang satu ini mengarah kepada hal yang informal, dikhawatirkan partner bisnismu menganggap bahwa kamu tidak profesional karena kesan yang dihasilkan kata “Hey”.
3. Membahas Masalah Pribadi
Urusan pribadi adalah urusan pribadi, dan urusan kantor adalah urusan kantor. Pastikan kamu bisa membedakan dua hal itu. Jangan sampai kamu mengarahkan kegiatan surat-menyurat pekerjaan kepada hal pribadi dengan menyertakan informasi-informasi yang terlalu personal.
4. Membuat Pesan Email yang Sangat Panjang
Hal lain yang sebaiknya tidak kamu lakukan adalah menulis email yang sangat panjang. Mengingat tujuan pengiriman surat di email ini untuk mempermudah dan mempercepat komunikasi, maka tulislah deskripsi di badan email yang ringkas, tapi tetap mengandung pokok pembicaraan yang jelas. Tentunya kamu gak mau kan jika pada akhirnya email-mu diabaikan karena deskripsi yang terlalu panjang?
5. Mengirim Email tanpa Kalimat Pengantar
Selain membuat pesan email yang terlalu panjang, mengirim email tanpa kalimat pengantar apapun di badan email juga tidak baik kamu lakukan. Apalagi jika email tersebut dikirim untuk orang yang baru pertama kali bekerja sama denganmu. Pastikan bahwa mereka tidak akan kebingungan saat menerima surat elektronik darimu.
6. Langsung Bertanya Tanpa Membaca dengan Rinci
Saat menerima sebuah email, bacalah dengan rinci dan teliti sebelum kamu akhirnya menanyakan pada orang yang mengirim pesan tersebut. Kamu harus memastikan bahwa yang kamu tanya memang jawabannya tidak ada di dalam email. Karena jika kamu langsung bertanya tanpa membaca secara rinci, dikhawatirkan rekan bisnismu jadi meragukan kemampuan yang kamu punya.
7. Berbohong
Jelas tindakan yang satu ini harus dihindari jika kamu mau menjaga etika dalam pekerjaan. Berbohong dan mencari-cari alasan melalui email sekalipun akan membuatmu tampak tidak profesional. Bukan tidak mungkin juga, sikap yang seperti ini akan menambah catatan burukmu di perusahaan.
Itulah beberapa hal yang mesti kamu hindari di dalam email pekerjaan. Meski terlihat sepele, akan sangat baik bila kamu memperhatikannya mulai sekarang Jadi, siap untuk mempraktikkan dan buat dirimu semakin profesional, girls? 😉
